Dữ liệu của Quý khách hàng luôn được bảo vệ một cách an toàn nhất nên Khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi lưu trữ dữ liệu hóa đơn trên hệ thống máy chủ của binvoice. Hệ thống của chúng tôi luôn sao lưu dữ liệu song song nhiều máy chủ.
- Luật Giao dịch điện tử (số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005)
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về Hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ;
- Nghị định 26/2007/NĐ-CP về Chữ ký điện tử.
- Thông tư 32/2011/TT-BTC về Khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử
- Thông tư 39/2014/TT-BTC về Hướng dẫn Hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ
- Có 2 loại hoá đơn điện tử được Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế cho phép lưu hành tại Việt Nam
+ Hoá đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC
+ Hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/QĐ-BTC
- Hoá đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và Hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định 1209/QĐ – BTC giống nhau đều “tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.”
- Điểm khác nhau ở chỗ Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.
Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:
- Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.
Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách hàng cần:
- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn
- Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên
+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn
Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng
Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
- Khách hàng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.
Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn (phải ghi nhiều số hóa đơn liên tiếp hoặc phải sử dụng bảng kê). Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê. Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.
Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số đang kê khai thuế hoặc bất kỳ Chữ ký số nào của doanh nghiệp (cùng thông tin Mã số thuế) còn hạn sử dụng và không bị thu hồi để phát hành hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử binvoice, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì sẽ không tiếp tục phát hành được hóa đơn mới nhưng vẫn xem được các báo cáo, tra cứu được các hóa đơn cũ đã phát hành. Hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn.
Doanh nghiệp không cần cung cấp Private Key.
Đối với hoá đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình hoá đơn khác và cũng phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2, khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010; Và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định “ Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hoá đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường , xã, quận , huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Tính năng